Heartpace en de AVG – Algemene Verordening Gegevensbescherming

Dit is het geval

De wetgeving heeft betrekking op de persoonlijke integriteit en het recht van het individu om te weten welke gegevens worden bewaard, waar deze worden bewaard en ook het recht om deze te laten verwijderen. De AVG regelt in hoeverre bedrijven het recht hebben om persoonsgegevens op te vragen en op te slaan, en de benadering is over het algemeen restrictief. In het arbeidsrecht is een speciaal hoofdstuk gewijd aan persoonsgegevens, en hier geldt de basisregel dat gegevens alleen mogen worden opgeslagen als ze relevant zijn voor het aansturen en ontwikkelen van het bedrijf. Wij willen u verzekeren dat wij bij Heartpace al onze klanten en gebruikers een dienst zullen verlenen die in overeenstemming is met de AVG.

Deze vallen onder de wetgeving

De wetgeving richt zich specifiek op gegevensactiviteiten van derden, bijvoorbeeld wanneer overheden met persoonsgegevens werken, zoals bij diverse vormen van marketing- en verkooporganisaties, enz. Het omvat ook wat er in vrijwel alle bedrijfsvoering gebeurt, zoals het beheer van verschillende soorten opgeslagen gesprekken met werknemers, zoals salarisadministratie, beoordelingen en competentiegegevens. Dit is waar Heartpace in beeld komt. De nieuwe wet impliceert een veel strengere aanpak, gekoppeld aan aanzienlijke boetes bij overtreding. De verantwoordelijkheid voor naleving ligt bij de raad van bestuur en de CEO en kan niet worden gedelegeerd!

De rollen – degenen die met gegevens werken

De persoon die met de gegevens werkt, wordt de verwerkingsverantwoordelijke genoemd, en als de gegevens waarmee u werkt bij een andere partij zijn opgeslagen, bijvoorbeeld bij een webhost, een externe serverprovider of in een clouddienst, wordt deze de adviseur voor persoonsgegevens genoemd. In onze relatie is Heartpace de Persoonsgegevensadviseur. De wetgeving bepaalt de verplichtingen van elke partij. Het is ook belangrijk dat er een overeenkomst wordt ondertekend die de samenwerking tussen een Verwerkingsverantwoordelijke en een Persoonsgegevensadviseur regelt. Hier is het van groot belang om samen te werken met een Persoonsgegevensadviseur die de wet naleeft met het juiste versleutelingsniveau, beveiliging voor inloggen en opslag, maar ook dat alle gegevens binnen de EU worden bewaard. Hier is het de plaats om nogmaals te vermelden dat Heartpace aan alle verplichtingen voldoet en dat we altijd een overeenkomst met onze klanten ondertekenen waarin onze diensten worden geregeld.

U hebt systeemondersteuning nodig voor processen

U moet processen die u vandaag met Word en Excel uitvoert, overzetten naar een nieuwe oplossing. Het naleven van de wetgeving zal erg moeilijk zijn zonder een enorme hoeveelheid werk. Het is ook niet mogelijk om eronderuit te komen door te verwijzen naar het feit dat hun processen in ‘papieren vorm’ plaatsvinden, omdat de nieuwe wetgeving ook betrekking heeft op items die in dozen en kasten worden bewaard. De wet vereist dat alle gegevens veilig worden bewaard, maar bovenal dat u kunt uitleggen en aantonen hoe het verzamelen, opslaan en zelfs het vernietigingsproces werkt. Dit strookt niet met een oplossing waarbij documenten worden opgeslagen in verschillende mappen, op verschillende computers, in dozen, postvakken en elders, wat tegenwoordig heel gewoon is. Als u een dergelijk proces heeft, is het van groot belang om in actie te komen. De wetgeving vereist dat IT gebaseerd is op het principe van “Privacy by design” om aan de wettelijke vereisten te voldoen. Ook hier voldoet Heartpace aan de vereisten.

Contact en meer informatie

Neem gerust contact met ons op, wij helpen u graag met uw vragen. U kunt ook contact opnemen met uw eigen DPO, de functionaris voor gegevensbescherming. Voor elke klantrelatie heeft Heartpace de DPO in uw account vermeld. U vindt deze onder uw persoonlijke instellingen wanneer u bent ingelogd. Indien u dat wenst, kunt u de volledige Algemene Verordening Gegevensbescherming raadplegen.