Heartpace und DSGVO – Datenschutz-Grundverordnung

Dies ist der Fall

Der Rechtsakt befasst sich mit der persönlichen Integrität und dem Recht des Einzelnen, zu erfahren, welche Daten gespeichert sind, wo sie gespeichert sind, sowie mit dem Recht auf deren Löschung. Die DSGVO regelt, inwieweit Unternehmen das Recht haben, personenbezogene Daten anzufordern und zu speichern, wobei der Ansatz im Allgemeinen restriktiv ist. Im Arbeitsrecht gibt es einen speziellen Abschnitt zu personenbezogenen Daten, und hier gilt die Grundregel, dass Daten nur gespeichert werden dürfen, wenn sie für die Führung und Weiterentwicklung des Unternehmens relevant sind. Wir möchten Ihnen versichern, dass wir bei Heartpace allen unseren Kunden und Nutzern einen Service bieten, der den Anforderungen der DSGVO entspricht.

Diese unterliegen den gesetzlichen Bestimmungen

Die Gesetzgebung befasst sich speziell mit Datenaktivitäten Dritter, beispielsweise wenn Behörden mit personenbezogenen Daten arbeiten, wie es bei verschiedenen Formen von Marketing- und Vertriebsorganisationen der Fall ist. Sie umfasst zudem Vorgänge in nahezu allen Betriebsabläufen, wie die Verwaltung verschiedener Arten von gespeicherten Mitarbeiterdaten, beispielsweise Gehaltsabrechnungen, Beurteilungen und Kompetenzdaten. Hier kommt Heartpace ins Spiel. Das neue Gesetz sieht einen wesentlich strengeren Ansatz vor, verbunden mit erheblichen Geldbußen bei Verstößen. Die Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften liegt beim Vorstand und beim CEO und kann nicht delegiert werden!

Die Rollen – diejenigen, die mit Daten umgehen

Die Person, die mit den Daten arbeitet, wird als „Verantwortlicher“ bezeichnet. Wenn die Daten, mit denen Sie arbeiten, bei einem Dritten gespeichert sind – beispielsweise bei einem Webhost, einem externen Serveranbieter oder in einem Cloud-Dienst –, wird diese Person als „Datenschutzberater“ bezeichnet. In unserer Beziehung ist Heartpace der „Personal Data Adviser“. Die Gesetzgebung legt die Pflichten jeder Partei fest. Wichtig ist auch, dass eine Vereinbarung unterzeichnet werden muss, die die Zusammenarbeit zwischen einem „Data Responsible“ und einem „Personal Data Adviser“ regelt. Hier ist es sehr wichtig, mit einem Datenschutzberater zusammenzuarbeiten, der die gesetzlichen Vorschriften einhält – mit dem richtigen Verschlüsselungsgrad, Sicherheit bei der Anmeldung und Speicherung –, aber auch dafür sorgt, dass alle Daten innerhalb der EU verbleiben. An dieser Stelle sei noch einmal erwähnt, dass Heartpace alle Verpflichtungen erfüllt und dass wir stets eine Vereinbarung mit unseren Kunden unterzeichnen, in der unsere Dienstleistungen geregelt sind.

Sie benötigen Systemunterstützung für Ihre Prozesse

Sie sollten Prozesse, die Sie heute mit Word und Excel abwickeln, auf eine neue Lösung umstellen. Die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften wird ohne einen enormen Arbeitsaufwand sehr schwierig sein. Es ist auch nicht möglich, sich mit dem Verweis auf die Abwicklung der Prozesse im „Papierformat“ herauszureden, da die neue Gesetzgebung auch Unterlagen umfasst, die in Kartons und Schränken aufbewahrt werden. Das Gesetz verlangt, dass alle Daten sicher aufbewahrt werden, vor allem aber, dass Sie erklären und nachweisen können, wie die Erfassung, Speicherung und sogar der Löschvorgang ablaufen. Dies entspricht nicht einer Lösung, bei der Dokumente in verschiedenen Ordnern, auf verschiedenen Computern, in Kartons, Postfächern und an anderen Orten gespeichert werden – was heute gang und gäbe ist. Wenn Sie einen solchen Prozess haben, ist es sehr wichtig, sofort zu handeln. Die Gesetzgebung verlangt, dass die IT auf dem Prinzip „Privacy by Design“ basiert, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Auch hier erfüllt Heartpace die Anforderungen.

Kontakt und weitere Informationen

Sie können sich gerne an uns wenden, wir helfen Ihnen bei Ihren Fragen weiter. Sie können sich auch an Ihren eigenen Datenschutzbeauftragten (DPO) wenden. Für jede Kundenbeziehung hat Heartpace den Datenschutzbeauftragten in Ihrem Konto hinterlegt. Sie finden ihn in Ihren persönlichen Einstellungen, sobald Sie angemeldet sind. Auf Wunsch können Sie die Datenschutz-Grundverordnung in ihrer Gesamtheit einsehen.